כל עוסק, קטן כגדול, מחויב בניהול ספרי חשבונות אשר מהווים את בסיס המידע לדיווח לרשויות המס ולבעלי עניין אחרים. מכוח סעיף 130 לפקודת מס הכנסה נקבעו גם הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), היורדות לפרטי פרטים ומסבירות מהם אותם ספרים ואיזה סוג ספרים צריך לנהל כל עוסק. יש להבהיר כי כל חריגה מהוראות אלה אפשרית רק באישור בכתב מפקיד השומה.
להוראות מצורפות 16 תוספות (א'-ט"ז) שמבחינות בין סוגי העוסקים והעסקים ומבהירות אילו ספרים חייב כל אחד מהם לנהל. נדגיש כי ליקוי ביישום הוראות ניהול ספרים עשוי להוות עילה לפסילת ספרי החשבונות של הנישום ולהוצאת שומה לפי מיטב השפיטה של רשויות המס. כדי להימנע ממצבים כאלו יש לבצע את ניהול הספרים באופן קפדני על פי ההנחיות. במאמר זה נציג את ההגדרות המרכזיות לעניין הוראות ניהול פנקסי חשבונות:
מערכת חשבונות
לפי הוראות ניהול ספרים מערכת החשבונות היא בסיס הנתונים המרכזי עליו נשענים הדיווחים לרשויות. במערכת החשבונות נשמר מידע הנוגע לתיעוד עסקאות על שלביהן השונים וזאת הן כתשתית לעריכת הדיווח והן לצרכי בקרה וניהול. לבחירה במערכת חשבונות המתאימה לצרכי העסק ולניהולה הנבון ערך מהותי הן מבחינת הצורך החוקי לעמוד בדרישת הרשויות והן מבחינת יכולת השליטה והבנת הבעלים את אופן פעילות העסק.
ברמה הפרקטית, כוללת מערכת הנהלת החשבונות את כל ספרי החשבון וכל התיעוד אשר נדרש לנהל על פי הוראות ניהול ספרים (יפורט בהמשך). ניתן לנהל את מערכת החשבונות באופן ממוחשב, באמצעות תוכנה שקיבלה אישור מתאים מרשויות המס, המעיד על עמידתה בהוראות ניהול ספרים לעניין מערכות כאלו.
שיטות לניהול ספרי החשבונות
השיטה הראשונה נקראת השיטה החד צידית. בשיטה זו נרשמות ההכנסות וההוצאות של העסק בלבד. השיטה היא פשוטה וקלה. חסרונות השיטה שהיא לא נותנת תמונה מלאה על מצבו של העסק, מלבד הרווחיות שלו. השיטה מתאימה לעסקים קטנים שהוראות ניהול הספרים לא מחייבות אותם לעבוד על פי השיטה הכפולה. רישום ההכנסות וההוצאות נעשה בספר תקבולים תשלומים.
השיטה השנייה נקראת השיטה הדו צידית ( הנהלת חשבונות כפולה ). בשיטה זו נרשמת כל פעולה כספית אשר נעשית בעסק. בנוסף להכנסות וההוצאות, תוכל לדעת מה יתרת חוב של לקוח מסוים, כמה אתה חייב לספק,מה המצב בבנק וכו'.השיטה היא מורכבת ודורשת ידע חשבונאי.
הוראות ניהול ספרים מחייבות עסקים מסוימים לנהל על פי השיטה הדו צידית ( הנהלת חשבונות כפולה ), מדובר בחברות, וכן בעצמאיים בעלי מחזור כספי גדול
שובר קבלה
עוסק מדווח על הכנסותיו ועל הוצאותיו אשר שימשו בהפקת ההכנסה, וזאת לצורך קביעת הכנסתו החייבת על בסיסה מחושב המס המתחייב. שובר הקבלה הוא אחד מהמסמכים המרכזיים לתיעוד עסקאות המניבות הכנסה, ואשר מטרתו היא לתעד כל תקבול בעסק. שוברי הקבלה מכילים פירוט נתוני העסקה נשואת התקבול, והם ממוספרים מראש בסדר עוקב. יש לשים לב, כי שובר הקבלה כשלעצמו מעיד אך ורק על קבלת התקבול והוא לא תמיד מייצג הכנסה שיש לדווח עליה. כך, לדוגמא, תשלום שנתקבל מראש בגין שירות שטרם ניתן או סחורה שטרם סופקה דורש אמנם הפקת שובר קבלה בגינו, אך העוסק עשוי שלא להידרש לדווח לרשויות בגין ההכנסה שבגובה התקבול עד אשר יעניק את השרות – אלא אם הוגדר כי הנישום מדווח על הכנסותיו על בסיס מזומן. הוראות ניהול ספרים קובעות שיש להוציא את הקבלה מייד עם קבלת התמורה, או ברגע שנודע לך עליה לראשונה ( במקרה של העברה בנקאית ). אי רישום תקבול במועד, יביא לפסילת ספרי הנהלת החשבונות שלך. שים לב, אין לך שהות, אתה לא יכול לשים את הכסף בצד ורק מאוחר יותר להוציא את הקבלה, עליך לעשות זאת במיידית !
הפרטים הצריכים להופיע בשובר קבלה על פי הוראות ניהול ספרים:
- מספר עוקב;
- שם הנישום/העוסק ומספר תעודת הזהות או מספר החברה במשרד רשם חברות או מספר הרישום כעוסק לצורך מס ערך מוסף, לפי חוק מע"מ;
- תאריך
- שם המשלם ומענו, להוציא מקרים של מכירות קמעוניות במזומן; היה מענו של המשלם ידוע לנישום/לעוסק – אין חובה לציינו;
- סכום התקבול;
- מהות התקבול או ציון החשבון שאותו יש לזכות;
- חתימת המקבל, אלא אם כן נשלחה הקבלה כמסמך ממוחשב.
- ניתן שובר קבלה בעד שטר או שיק, יכללו בו בנוסף לאמור פרטים מזהים : מספר השטר או השיק, שם הבנק וסניפו, זמן הפרעון או כיוצא באלה.
- עותק אחד משובר הקבלה יימסר למשלם.
חשבונית מס
אם אתה עוסק מורשה, אתה רשאי להוציא חשבונית מס ואתה חייב לעשות כן על פי דרישת הלקוח. חשבונית מס משמשת כאסמכתא למקבל אותה, לצורך ניכוי מס תשומות. החשבונית מודפסת מראש בבית דפוס או בהדפסת מחשב שהופקה מתוכנה מורשית.
הפרטים הצריכים להופיע בשובר קבלה על פי הוראות ניהול ספרים:
- שם העוסק וכתובת העסק.
- המילים ''עוסק מורשה''.
- מס' "עוסק מורשה".
- המילים ''חשבונית מס".
- המילה ''מקור'' (על גבי מקור החשבונית בלבד).
- מס' החשבונית (מספר סידורי).
- תאריך הוצאת החשבונית.
- שם הלקוח וכתובתו.
- פירוט העסקה.
- מספר ותאריך תעודת משלוח (כאשר יש צורך להוציא תעודת משלוח).
- המחיר ללא המס, סכום המס בנפרד, והמחיר הכולל.
- חתימת העוסק, או חתימת עורך החשבונית מטעמו.
חשבונית, שחסרים בה אחד או יותר מהנתונים כאמור, או שהנתונים בה אינם מדויקים או מלאים, לא תיחשב כחשבונית שהוצאה כדין.
ספר הזמנות
חלק מנותני שירותים נדרשים לנהל ספר הזמנות. בספר ההזמנות יצוינו פרטי הזמנות השירות אשר ביצעו לקוחות, לרבות פרטי הלקוחות והסכומים לתשלום. בעת דיון במס הכנסה המפקח בודק את הרישום בספר הזמנות , לאחר מכאן את הוצאת החשבונית מס ואת הקבלה. רושם טוב על המפקח ,ישאירו ספרים אשר יראו כחוט השני את המעבר בין שלושת הספרים.
בנוסף, על ספר ההזמנות לציית מהבחינה המנהלית להנחיות שנקבעו במסגרת הוראות ניהול ספרים, כדלקמן:
- ספר הזמנות יהיה ספר כרוך.
- בספר ההזמנות יירשמו -
(2) תאריך קבלת ההזמנה;
(3) שם המזמין ומענו, היה מענו של הלקוח ידוע לנישום/לעוסק – אין חובה לציינו;
(4) תיאור הטובין או השירות שהוזמנו, או ציון המפרט או התיעוד שבו נכלל התיאור אמור.
תעודת משלוח
תיעוד פנים מסוג תעודת משלוח יערך לכל משלוח מן העסק של טובין שהינם מלאי בעסקו של הנישום/העוסק לרבות הובלת טובין כאמור שטרם נמכרו, בין ברכבו של הנישום/העוסק ובין ברכבו של אדם אחר, אלא אם נערכה חשבונית/חשבונית עסקה באותו מועד. בתעודת משלוח יש לרשום את סוג הסחורה המועברת, ואת השעה שבה היא יצאה מן המפעל. תעודת המשלוח נמצאת אצל הנהג המוביל, והוא מחתים את הלקוח על העתק בעת מסירתה.
להלן תובאנה הוראות ניהול הספרים הנוגעות לחובת הפקה של תעודות המשלוח:
- תיעוד פנים שהוא תעודת משלוח יערך לכל משלוח מן העסק של טובין שהינם מלאי בעסקו של הנישום/העוסק לרבות הובלת טובין כאמור שטרם נמכרו, בין ברכבו של הנישום/העוסק ובין ברכבו של אדם אחר, אלא אם נערכה חשבונית/חשבונית עסקה באותו מועד.
- שם הנישום/העוסק, מספר תעודת הזהות או מספר החברה במשרד רשם החברות, או מספר האגודה השיתופית במשרד רשם האגודות השיתופיות, או מספר הרישום כעוסק לצורך מס ערך מוסף, לפי חוק מע"מ;
- תאריך המשלוח;
- שם הלקוח ומענו; היה מענו של הלקוח ידוע לנישום/לעוסק – אין חובה לציינו;
- תיאור הטובין המאפשר זיהוי סוג הטובין;
- היחידה שלפיה נמדדת הכמות;
- הכמות;
- חתימת הנישום/העוסק או אדם מטעמו.
- תעודות משלוח להובלת טובין שטרם נמכרו ימוספרו בסדרת מספרים עוקבים נפרדת.
ספר תקבולים ותשלומים
בספר תקבולים ותשלומים תרשמנה הכנסותיו והוצאותיו של העוסק, בציון המסמך המבסס לתיעוד והתאריך. ספר התקבולים והתשלומים מהווה את הבסיס לקביעת הכנסתו החייבת של העוסק וחישוב חבותו במס, ועל כן חשוב במיוחד ניהולו הקפדני.
להלן נביא את הוראות ניהול ספרים הנוגעות לרישום בספר תקבולים ותשלומים:
- ספר תקבולים ותשלומים יהיה -
(2) חשבון תקבולים ותשלומים במסגרת מערכת חשבונות לפי שיטת החשבונאות הכפולה
- בספר תקבולים ותשלומים יירשם כל תקבול וכל תשלום הנוגעים להכנסות ולהוצאות העסקיות בציון התיעוד והתאריך; כללו התקבולים שיקים, יצויינו פרטים לזיהויים, כגון מספר השיק ושם הבנק שעליו נמשך.
- תקבול שממנו נוכה מס במקור יירשם בסכום הכולל את הסכום שנוכה במקור, אלא אם כן כוללת מערכת החשבונות של הנישום/העוסק רישום שיטתי של הניכויים במקור המאפשר איתור הדדי של הניכויים במקור ושל התקבולים שמהם נוכו.
- על אף האמור לעיל, נישום/עוסק המנהל ספר פדיון יומי או סרט קופה רושמת ירשום בספר התקבולים והתשלומים את הסיכום היומי של ספר הפדיון היומי או של סרט הקופה הרושמת בלבד.
- בנוסף לאמור לעיל יירשמו בספר תקבולים ותשלומים בטורים נפרדים או בסימול מיוחד :
(2) תקבולים ותשלומים בשל פקדונות שמתקבלים במהלך הרגיל של העסק.
הדפים בספר תקבולים ותשלומים יסוכמו בדיו.
ספר קופה
בספר הקופה נרשמות תנועות כניסה ויציאה של מזומנים מקופת העסק. ניהול ספר קופה איננו נדרש מכל העוסקים ולצורך קביעה בדבר הכרחיות ניהולו יש לבחון את אופי העסק והוראת החוק הרלוונטית החלה עליו.
להלן תובא הגדרת ספר קופה על פי הוראות ניהול ספרים:
- ספר קופה יהיה -
(2) חשבון קופה במסגרת מערכת חשבונות לפי שיטת החשבונאות הכפולה.
- בספר הקופה יירשם כל תקבול וכל תשלום בציון התיעוד ותאריך באופן שניתן יהיה לקבוע מתוכו ומתוך התיעוד שטרם נרשם בו את היתרה ולתאם יתרה זו עם הקופה בעין; כללו התקבולים שיקים, יצויינו פרטים לזיהויים, כגון מספר השיק ושם הבנק שעליו נמשך;
- על אף האמור לעיל, נישום/עוסק המנהל ספר פדיון יומי או סרט קופה רושמת ירשום בספר קופה את הסיכום היומי של ספר הפדיון היומי או של סרט הקופה הרושמת בלבד;
- על אף האמור בפסקה לעיל, נישום/עוסק המפקיד בבנק את כל תקבוליו או תקבולים מסוג מוגדר במלואם ביום קבלתם או למחרתו אינו חייב לרשום תקבולים אלה בספר הקופה, ובלבד ששמר כחלק מערכת החשבונות את העתקי החשבונות שקיבל מהבנק ובתנאי שקיים שיטה לתיאום תיעוד התקבולים שהופקדו עם שוברי ההפקדה בבנק.
- ספר קופה, למעט חשבון קופה, יוחזק במקום החזקת המזומנים, ובלבד שמותר יהיה להוציאו באופן ארעי לצורך רישום, התאמה ובדיקה.
- הדפים בספר הקופה יסוכמו בדיו ולפחות בסוף כל חודש תירשם היתרה בדיו.
קופה רושמת
זהו אמצעי שבו נרשמים תקבולים מלקוחות, ואשר עומד בכללים ובקריטריונים שהותוו לסוג ציוד זה בחקיקה. מטרת הקופה הרושמת היא לחסוך לעסקים המבצעים מספר רב של עסקאות במהלך היום הנפקת חשבונית מס ספציפית בגין כל עסקה (למשל: ספקי מזון בסקטור הקמעונאי). העוסק מקליד את התקבול בקופה הרושמת ומפיק ללקוח פלט הכולל את הסכומים ששילם לרבות רכיב המע"מ המגולם בעסקה.
תיק תיעוד חוץ
בהוראות ניהול ספרים מוגדר "תיעוד חוץ" כ"רישום בגין פעולה, שנתקבל על ידי הנישום/העוסק או מטעמו מגורם חוץ ואולם אם נשלח או נקלט באמצעות מחשב – רישום שהוא מסמך ממוחשב בלבד".
בתיק זה נשמרים מסמכים מבססים ורישומים בגין טובין ושירותים שרכש העוסק לצורך עסקו, ומסמכים אחרים הרלוונטיים לעסק ואשר מתקבלים מגורמים חיצוניים. יש לשים לב שגם אם הרישומים נשמרים במחשב באמצעות תוכנה ייעודית ומאושרת להנהלת חשבונות, הרי שקיים צורך לשמור את המסמכים המבססים לרישומים הנ"ל.
איימארק